Продажа организациям

Раздел Заказы юрлиц нужен, когда за путёвки платит не родитель, а организация — например, предприятие покупает путёвки детям сотрудников. Путёвки обычные: у каждой семьи свой заказ, свой индивидуальный договор с лагерем и свои документы. Способ оплаты — Организация. Для договоров семей можно выбрать отдельный шаблон и серию номеров.

Как устроено

1. Сотрудник лагеря создаёт заказ организации: организация, смена, цена одной путёвки, количество. Места на смене бронируются сразу.
2. Организация присылает список детей. Список вносит сотрудник, загружает файлом Excel или заполняет сама организация по закрытой ссылке.
3. Сотрудник проверяет список и нажимает Запустить заказ. Для каждой семьи создаётся обычный заказ, оплаченный организацией, а родителю приходит письмо-приглашение в личный кабинет.
4. Родитель подписывает документы в кабинете — после этого путёвка выходит сама.

Принимал ли лагерь деньги от организации к моменту запуска, система не проверяет: запуск означает, что заказ пущен в работу.

Договоры семей

Откройте Настройки → Документы → Оформление → Договор для заказов юрлиц.

• Шаблон договора → Основной использует обычный шаблон лагеря. Отдельный — загрузите свой Файл шаблона в формате DOCX до 10 МБ. После сохранения доступен Предпросмотр.
• Нумерация → Общая продолжает основную серию НЛ-…. Отдельная серия — задайте Префикс и Следующий номер. Например, префикс ЮР и номер 15 дадут ЮР-000015.
• Нажмите Сохранить настройки. Шаблон и нумерация выбираются независимо: отдельный текст может использовать общую серию, а основной текст — отдельную.

Счётчик один для всех организаций выбранного лагеря. Уже выданный или зарезервированный номер использовать повторно нельзя. Замена файла не сбрасывает счётчик. Новые настройки применяются при первом формировании договора; выданные договоры сохраняют номер и выбранный источник, подписанные документы не меняются. Отдельный шаблон не становится основным для обычных заказов.

В шаблоне доступны данные родителя и ребёнка, плательщик, реквизиты организации и номер её договора с лагерем — переменные. Это индивидуальный договор семьи; номер общего договора лагеря с организацией по-прежнему заполняется в самом заказе юрлица.

Выбор шаблона не меняет способ оформления и правила подписания. При публичной оферте для печатных договоров должен быть включён переключатель Генерировать дополнительно договоры. При электронной подписи используется отдельная версия выбранного шаблона; настройки её подписи и утверждение лагерем выполняются в обычном порядке.

Найти заказ

Поиск в разделе Заказы юрлиц находит заказ по номеру, названию организации, ИНН или номеру договора.

• Все показывает заказы, включая отменённые. Требуют действий — заказы со строками на проверке, несовпадениями данных или ошибками оформления.
• Смена / заезд, Организация, Статус допускают выбор нескольких значений. У смен и организаций есть поиск.
• В Ещё фильтры доступны заполненность списка, выдача путёвок и дата создания заказа в часовом поясе лагеря. «Выданы все» означает, что путёвки выданы на всё количество мест в заказе.

Фильтры сочетаются между собой. Число у варианта учитывает остальные условия. Выбранные условия можно снять по одному или сбросить все; они сохраняются в адресе страницы. На телефоне варианты открываются листом снизу.

Создать заказ организации

Откройте Заказы юрлиц → Новый заказ или Заказы → Новый заказ и выберите Юридическое лицо вместо Физическое лицо. Номер заказа организации начинается с «ЮР», например ЮР-0001.

Места бронируются сразу при создании заказа, ещё до запуска и до списка детей: под них заводится отдельная квота смены «Организация: …». Если открытая продажа была настроена на все места смены, она уменьшится на число путёвок организации. Изменить количество можно только в заказе организации, а родители не могут купить путёвку на эти места по ссылке квоты. На странице смены такие места видны в блоке Организации и строкой Организациям в сводке; на дашборде — отдельной квотой. Места освобождаются, если отменить заказ до запуска или уменьшить количество путёвок.

Новая организация

В окне Новая организация введите ИНН и нажмите Найти — название, КПП, ОГРН и адрес подставятся сами. Если поиск ничего не нашёл, заполните реквизиты вручную. Email контактного лица нужен для ссылки, по которой организация заполняет список: на него приходят ссылка и код входа. Изменить организацию можно в разделе Организации (в меню рядом с родителями и детьми) или в карточке заказа.

Список детей

На странице заказа список показывает, сколько детей внесено из купленных путёвок, например 4 из 12. По каждому ребёнку обязательны:

• ФИО и дата рождения ребёнка, его пол;
• ФИО, телефон и email родителя и кем он приходится ребёнку: мать, отец, усыновитель, опекун, попечитель или «Иное» с уточнением, например «Бабушка». Роль попадает в договор.

Если у организации есть документы, их можно внести сразу в разделе Документы: дата рождения, СНИЛС, паспорт и адрес регистрации родителя, свидетельство о рождении или паспорт ребёнка. Если документа нет, родитель заполнит его сам в кабинете. Документы попадают в карточки, которые система создаёт по этому списку: новый аккаунт родителя и новая карточка ребёнка. В аккаунт, который уже был в базе, документы из списка не переносятся: семья проверит и внесёт свои в кабинете.

Возраст ребёнка проверяется по ограничениям смены сразу при добавлении.

Внести детей можно тремя способами:

• Добавить — по одному ребёнку;
• Шаблон Excel и Загрузить Excel — скачайте шаблон, отдайте организации, загрузите заполненный файл. Обязательные столбцы отмечены звёздочкой, столбцы документов — серые. При выборе ячейки Excel подсказывает формат (например, «4 цифры» для серии паспорта) и не принимает неверное значение. Строки с ошибками не добавляются, система покажет номер строки и что исправить;
• Ссылка для организации — организация сама вносит детей или загружает Excel.

Ссылка для организации

Нажмите Отправить ссылку в блоке Ссылка для организации — письмо со ссылкой придёт на email контактного лица из карточки организации. Под ссылкой видно, на какой адрес она ушла. Если email исправили или письмо потерялось, нажмите Отправить ещё раз; ссылку можно и скопировать, чтобы переслать самому. Чтобы открыть список, организация вводит код, который приходит на тот же email.

Организация видит только свой список и статусы строк: На проверке у лагеря, Принят, Приглашение отправлено, Оформляет документы, Путёвка выдана. Менять и удалять она может только строки, которые лагерь ещё не принял. Ссылка действует до последнего дня смены, так что организация может дополнить список и во время смены. Отключить ссылку закрывает её сразу.

Проверка строк

Строки, которые добавила организация, приходят со статусом На проверке. Над списком появляется баннер с кнопкой Принять все; отдельную строку принимают через ⋯ → Принять.

Система сверяет телефон и email с базой. Если такой родитель уже есть и ФИО совпадает, заказ оформится на его аккаунт. Если ФИО не совпадает или телефон и email ведут к разным людям, строка получает статус Не совпадает с базой:

• если совпадение — с родителем из базы вашего лагеря, в строке видно его ФИО. Так бывает, когда аккаунт заводил второй родитель или имя записано по-другому. Нажмите Оформить на этого родителя: строка принимается, заказ и договор оформятся на его аккаунт, приглашение придёт на его почту;
• иначе телефон или email заняты чужим аккаунтом. Попросите у организации другой телефон или почту родителя и исправьте строку через ⋯ → Изменить.

Сама система разных людей не объединяет. Строки, которые добавил сотрудник, считаются проверенными сразу.

Запуск

Когда список готов, нажмите Запустить заказ в баннере. В окне подтвердите, что у организации есть согласия этих людей на передачу их данных лагерю.

После запуска:

• для каждой принятой семьи создаётся обычный заказ по цене организации со способом оплаты Организация — он открывается по ссылке Заказ №… в строке;
• родителю приходит письмо «Организация оплатила путёвку» с кнопкой входа в кабинет. Кнопка входит один раз и действует 14 дней; дальше родитель входит по номеру телефона. Письмо можно отправить ещё раз через ⋯ → Отправить приглашение ещё раз;
• строки, принятые позже, запускаются сразу. Добавлять детей можно до последнего дня смены, в том числе когда смена уже идёт.

Если семью не удалось оформить (например, ребёнок уже записан на эту смену), строка получает статус Не удалось оформить с причиной. После сохранения исправленной строки в запущенном заказе оформление повторится автоматически. Если причина устранена вне списка, выберите ⋯ → Повторить оформление.

Статусы семей

Если аккаунт родителя создан по данным организации, при первом входе кабинет просит подтвердить данные и дать согласия — те же, что при регистрации. Пока родитель их не дал, кабинет закрыт.

Изменить или отменить

• Места и деньги → Изменить — цена (только до запуска), количество путёвок, номер и дата договора. Количество нельзя сделать меньше числа детей в списке.
• Отменить заказ — только до запуска: бронь снимается, места возвращаются в продажу.
• После запуска заказ семьи живёт как обычный: отмена и возврат — на странице заказа семьи. Отменённый заказ освобождает место в списке организации для замены.

В договоре, сопутствующих документах и путёвке доступны переменные плательщика и организации — см. Переменные шаблонов.