Документы и подписи

Новые заказы лагеря с подключённой электронной подписью оформляются на платформе «Наши лагеря». Подключение выполняет техподдержка по заявлению; состояние сервиса и общие правила находятся в Настройки → Документы → Подписание. Подготовить шаблоны и автоподпись.

Для рассрочки лагерь выбирает момент оформления документов: после полной оплаты или после предоплаты. Во втором варианте описанные ниже действия доступны после подтверждения первого взноса; заказ остаётся в статусе Внесена предоплата, пока не погашен остаток.

Оформление родителем

До оплаты под путёвками показан блок Документы для поездки с кратким списком того, что нужно будет подписать после оплаты.

После оплаты в карточке заказа показано Подпишите документы с подсказкой «Прочитайте документы и подпишите, чтобы получить путёвку». Родитель нажимает Подписать документы и читает подготовленные PDF. Если в ранее опубликованном документе сохранены варианты ответа, сначала выбирает подходящий. Родитель подтверждает прочтение каждого документа, принимает правила ПЭП, подтверждает полномочия законного представителя и выбирает способ подписания.

Ссылка правила электронной подписи открывает отдельную страницу с полной принимаемой редакцией правил сервиса «Наши лагеря». Версия, текст и контрольная сумма принятых правил сохраняются в материалах подписания. Последующее обновление правил не заменяет редакцию, связанную с уже совершённой подписью.

На шаге подтверждения основными вариантами показаны бесплатный звонок и Пароль, если они доступны. Для подтверждения звонком родитель сам звонит с указанного телефона на показанный бесплатный номер. На компьютере можно отсканировать QR-код камерой телефона, а на телефоне — нажать Позвонить. Родителю нужно оставить окно открытым и дождаться подтверждения; одно сканирование QR-кода не подписывает документы.

SMS и прежний звонок с вводом последних четырёх цифр номера доступны в Другие способы. Если запрос звонка уже запущен, для смены способа нужно дождаться показанного таймера. Если подтверждение не пришло, можно выбрать другой доступный способ. Сам вход в кабинет не подписывает документы. Изменение ответа требует новой подготовки и проверки текста.

Документы учитываются по детям, а общие формы — на весь заказ. Родитель может закрыть страницу и продолжить оформление позже. В ранее опубликованных документах с вариантами ответа отказ от добровольного согласия, в том числе фото и видео, не препятствует выдаче путёвки. Пропущенное согласие не даёт разрешения на соответствующее действие.

Контроль в карточке заказа

Если при оформлении показано, что для смены не настроен обязательный договор, проверьте Настройки → Документы → Шаблоны документов: нужен активный одобренный шаблон вашего лагеря. Он автоматически включается в ПЭП, если для смены не назначен отдельный основной договор. Повторная загрузка в сопутствующие документы не нужна. Неактивный шаблон или файл со статусом На проверке не используется для новых комплектов.

На этапе Оформление документов в верхней части заказа показан блок Подписание документов. Нажмите Посмотреть документы, чтобы перейти к комплекту под блоком Дети.

Статус Оформление документов означает, что подготовка обязательных документов ещё не завершена. Он не показывает, открыт ли у родителя личный кабинет. После подготовки PDF появляется Ожидает подписи родителя, а после нужных подписей родителя — Ожидает подписи лагеря, если она требуется.

Документы каждого ребёнка показаны в его карточке в блоке Дети, в проверке Подписи, рядом с анкетой и сканами: нажмите на сводку, чтобы раскрыть список. Общие формы заказа находятся в блоке Документы под заголовком Подписание, в группе Общие документы заказа. У каждого документа виден статус: Ждёт оформления, Ждёт ответа, Ждёт подписи, Ждёт подписи лагеря, Подписано, Подписано на бумаге или Отозвано. Выбранный ответ показан под названием. Кнопка Обновить подписание рядом с заголовком Подписание проверяет текущий статус.

Нажмите на название документа, чтобы открыть его в окне просмотра: до подписи — оригинал или бланк, после подписи родителя — PDF с отметками. Открыть в новой вкладке (на телефоне — Открыть для печати) открывает PDF для печати и сохранения; окно закрывается крестиком. Пока документ не подписан, Перегенерировать пересобирает его из текущих данных заказа с тем же ответом родителя; подписанный документ не перегенерируется. У подписанного документа в том же окне есть Архив доказательств. В блоке Документы у общих документов в Сведения и файлы находятся версия, время подписания каждой стороной, полный текст ответа и дополнительные файлы:

• Без подписей у договора — подготовленный PDF без отметок ПЭП, для собственноручных подписей и печатей.
• Оригинал PDF у остальных документов — точный подготовленный текст, включая выбранный ответ, если он предусмотрен.
• Архив доказательств — ZIP с файлами и протоколом, связывающими подпись с документом; скачивается отдельно.

В кабинете лагеря оригинал появляется после подготовки родителем и остаётся доступен после электронного подписания. Если родитель ещё не подготовил документ, например оформляет заказ в офисе, сотрудник открывает Бланк для подписи на бумаге: тот же шаблон с данными заказа, где варианты ответа напечатаны с квадратиками для отметки от руки. Бланк не меняет статус электронного подписания. Сотрудник может распечатать договор без отметок ПЭП дополнительно к подписанному электронному экземпляру. Родитель открывает оригинал до подписания для ознакомления. В кабинете родителя все документы на подпись видны в Документы по заказу со статусом: Нужно подписать, Нужно выбрать вариант или Подписано. Нажатие на неподписанный документ открывает подписание, на подписанный — экземпляр с отметками ПЭП. Документы по путёвке сгруппированы по ребёнку и смене. В окне просмотра Открыть в новой вкладке открывает PDF для печати. Печать не изменяет уже сохранённые подписи. Отметка на PDF сама по себе не заменяет архив доказательств.

В PDF с отметками блок Подписи сторон показывает подписавшего и дату со временем по Москве. У родителя указан способ подтверждения, у представителя лагеря — короткий хеш операции; подробные сведения находятся в архиве доказательств. Если подпись лагеря ещё ожидается или согласие отозвано, это указано отдельно.

Для отдельной печати откройте верхнее меню Распечатать → Документы и подписи, выберите ребёнка или Общие документы заказа, затем нужный документ. Подписанный экземпляр обозначен С подписью родителя или С подписями родителя и лагеря. У договора есть вариант Без подписей, у остальных форм — Оригинал PDF. Пока родитель не подготовил документ, доступен Бланк для подписи на бумаге. Выбранный экземпляр откроется в том же окне просмотра; нажмите Открыть в новой вкладке и распечатайте PDF. Архив доказательств в меню печати не включается.

Документы ПЭП входят в Комплект документов по настройкам лагеря: договоры — в Договоры, остальные формы — в Сопутствующие документы. Если родитель ещё не подготовил документ, в комплект попадает бланк для подписи на бумаге; после подготовки — оригинал, после подписи — PDF с текущими отметками, даже если подпись лагеря ещё ожидается. Для бумаги без отметок откройте вариант Без подписей и нажмите Открыть в новой вкладке. Архив доказательств скачивается отдельно; автоматическая выгрузка файлов ПЭП в 1С не предусмотрена.

В родительский комплект печати документы ПЭП попадают после подписи родителя, с текущими отметками, с учётом видов и шаблонов, выбранных в Настройки → Документы → Комплекты для печати и скачивания → Комплект для ЛК родителя. Бумажный экземпляр без отметок оформляет лагерь.

Если документы подписали в офисе

При подключённой электронной подписи сотрудник может подтвердить оформление на бумаге. Действие доступно после оплаты на этапе Оформление документов, а при ранней выдаче документов в рассрочку — уже в статусе Внесена предоплата, если у заказа остались обязательные документы. Нужно право управления заказами.

1. Распечатайте бланки через Распечатать или откройте нужный документ в карточке ребёнка. Проверьте подписанные бумажные экземпляры всех оставшихся обязательных документов по действующим позициям заказа, включая общие документы. Если нужна подпись лагеря, она тоже должна быть на бумаге.
2. На этапе Оформление документов нажмите Подтвердить вручную в блоке следующего шага сверху (Ждём подпись родителя …). При выдаче после предоплаты эта кнопка находится в блоке Документы под Подписание.
3. В окне Подтверждение подписания в офисе проверьте список. Для согласия с выбором вариантов отметьте Что родитель отметил на бланке — от этого зависит отметка ребёнка. Нажмите Документы подписаны.

Действие относится ко всем оставшимся обязательным документам заказа. После подтверждения они больше не задерживают выпуск оплаченных путёвок. Добровольные согласия остаются без изменений: сотрудник не выбирает ответ и не даёт согласие за родителя. В обязательном согласии с выбором сотрудник только переносит в систему вариант, который родитель отметил на бумаге.

В блоке Документы под Подписание сохраняются отметка ручного подтверждения, сотрудник и время. В ЛК родителя такие документы обозначены Подписание подтверждено лагерем. Бумажные подписанные экземпляры хранит лагерь. Ручное подтверждение не создаёт электронный оригинал; бланк и оригинал PDF не содержат собственноручных подписей.

Ранее полученные электронные подписи и их файлы сохраняются. Ручное подтверждение само по себе не создаёт ПЭП или архив электронной подписи.

Подпись лагеря

При действующем поручении платформа автоматически подписывает документы утверждённых версий, которым нужна подпись лагеря.

Если автоподпись включена, а документ остаётся в Ожидает подписи лагеря, откройте его карточку в Настройки → Документы → Шаблоны документов и проверьте версию в блоке Подпись документа. При необходимости нажмите Разрешить автоподпись и подтвердите разрешение по действующему поручению. Система обработает и уже ожидающие документы этой версии; родителю не нужно подписывать их повторно. Новая загрузка или публикация другой версии не заменяет документ в уже начатом комплекте.

Если показано Ожидает подписи лагеря, уполномоченный сотрудник открывает оригиналы и проверяет их содержание. Затем нажимает Подписать за лагерь в блоке следующего шага (или Подписать от имени лагеря в блоке Документы), подтверждает полномочия, вводит пароль своего аккаунта и нажимает Подписать документы. Действие доступно сотрудникам с соответствующим правом управления лагерем.

Путёвка выпускается после выполнения обязательных условий по позиции. Оплата и доступ к сформированному чеку учитываются отдельно от подписания.

Письмо с путёвками и комплектом документов отправляется после получения обязательных подписей по всем действующим позициям заказа. Подписи одного ребёнка недостаточно для отправки общего комплекта, если оформление другого ещё не завершено. Если документ требует подписи лагеря, письмо также ждёт её. Отказ от добровольного согласия не задерживает отправку; чек об оплате может прийти отдельно.

Отзыв добровольного согласия

Если у документа доступно действие Отозвать согласие, родитель найдёт его в Сведения о подписании. После отзыва в панели появятся Согласие отозвано, прежний ответ и время отзыва. Учитывайте новый статус при работе с фото, публикациями и другими разрешениями. Исторический подписанный экземпляр сохраняется; отзыв не отменяет уже выданную путёвку.

Медицинские согласия и документы со специальными требованиями оформляются отдельным способом. Их не следует загружать в общий процесс ПЭП вместо необходимого медицинского оформления.

Договор до оплаты без ПЭП

Если лагерь работает по договору, но ПЭП не включена, заказ сначала ждёт подписи договора, а оплата открывается после неё. Родитель видит в личном кабинете, что договор нужно подписать в лагере, и может его открыть; письма о заказе и напоминания говорят о том же.

Когда договор подписан на бумаге, нажмите Подписан на бумаге в блоке следующего шага сверху — только при наличии подписанного экземпляра. Позиция перейдёт в Ожидает оплаты. В заказах с ПЭП используйте подтверждение бумажных документов после оплаты.

Интеграция с Подпислоном отключена: договоры больше не отправляются на подпись по СМС. Договоры прошлых заказов, подписанные через Подпислон, по-прежнему открываются в заказе как Подписанный договор.