Заказы

Раздел Заказы является главным рабочим местом менеджера по продажам. Здесь видны офисные и онлайн-заказы на всех этапах.

Готовность заказа

Таблица показывает, что осталось сделать по каждому заказу. Строка начинается с имени ребёнка (или детей), под ним тихо — номер заказа и родитель.

Если ни в одном заказе на странице шаг не используется — например, лагерь не собирает анкеты или не включил подписание, — его колонки нет. Если шаг нужен только части заказов, у остальных в колонке стоит —. Анкеты и справки родитель заполняет после оформления путёвки, до этого в колонке стоит Позже. Подробность словами видна в подсказке при наведении на счётчик.

У заказа на нескольких детей слева от имён есть стрелка: она раскрывает строки по каждому ребёнку с теми же колонками. Нажатие на строку открывает заказ.

Поиск и фильтры

• Поиск по ФИО родителя и ребёнка, телефону, email и номеру заказа или путёвки.
• Все и Требуют действий со счётчиком. Требует действий означает, что не заполнена анкета, не подписаны документы, нет или отклонена справка, просрочен остаток, ждут проверки скидка или счёт от лагеря.
• Фильтры по полям: Смена / заезд (с поиском по названию), Оплата (все статусы), Подписи, Сканы, Анкета, Путёвка. В каждом списке рядом со значением показано, сколько заказов оно даст при остальных выбранных фильтрах. Можно выбрать несколько значений: «Предоплата» и «Просрочка» покажут и те, и другие заказы. Разные поля сужают друг друга.
• Ещё фильтры — редкие условия: тип продажи (Офисные, Онлайн), статус позиции, источник мест и квота, способ оплаты, оплата частями, даты создания и оплаты, Срок брони (Истекает в ближайшие сутки — его ставит дашборд). Они применяются сразу; на чипе видно, сколько из них выбрано.
• Найдено N заказов и Сбросить фильтры появляются, когда что-то выбрано. Если ничего не нашлось, список предложит сбросить фильтры.
• Сортировка: сначала новые или старые, по дате оплаты, по сумме, по дате смены.
• Экспорт выгружает в Excel все заказы с текущими фильтрами.

Фильтры и поиск сохраняются в адресе страницы: ссылкой на отфильтрованный список можно поделиться с коллегой, а кнопка «Назад» в браузере возвращает предыдущий выбор.

На телефоне

Таблица превращается в список: имя ребёнка и внесённая сумма, под ними номер, родитель и смена, ниже — статус оплаты и то, чего не хватает (например, Сканы 0/2). Фильтры идут одной строкой с прокруткой вбок и открываются листом снизу; кнопка внизу листа показывает, сколько заказов найдётся. Вместо страниц — Показать ещё. Новый заказ — кнопка + рядом с заголовком.

Клавиши

Клавиши работают в любой раскладке и вне полей ввода. Таблица — одна остановка Tab, дальше стрелки.

Новый заказ

Кнопка Новый заказ открывает оформление офисной продажи. Менеджер выбирает или создаёт родителя, добавляет путёвки, детей, источники мест и трансферы. В одном заказе может быть несколько позиций.

Если в Настройки → Бронирование → Данные при оформлении включено Требовать СНИЛС родителя, заполните номер при создании родителя или дополните данные выбранного родителя перед продажей. Поле появляется, только если в профиле родителя СНИЛС ещё не указан: сохранённый номер повторно не запрашивается. При выключенной настройке поле необязательное.

В ЛК родителя при попытке оформить новый заказ без обязательного СНИЛС открывается окно Укажите СНИЛС родителя. После сохранения оформление продолжается с выбранными детьми и сменой; закрытие окна не создаёт заказ. Проверка действует и при оформлении по квоте.

Требование распространяется только на новые заказы. Включение настройки не блокирует оплату, редактирование и документы ранее созданных заказов.

Если у смены задан возрастной диапазон, возраст ребёнка в полных годах на дату начала смены должен попадать в него, включая обе границы. Форма показывает причину, если ребёнок не подходит. Проверка действует и в ЛК родителя, в том числе для квот; в заказе с несколькими путёвками проверяется каждая пара «ребёнок — смена».

Автоскидки рассчитываются после выбора родителя, детей и смен. В правом блоке видны применённые скидки по каждой путёвке и итог с трансферами. Если расчёт не загрузился, нажмите Повторить расчёт. Создать заказ можно после успешного расчёта.

Для новой брони на будущую смену документ ребёнка должен соответствовать текущему возрасту: до 14 лет используется свидетельство о рождении, в течение 90 дней после 14-летия можно указать свидетельство или паспорт, затем требуется паспорт. Если данные устарели, форма покажет причину и предложит обновить документ, не прерывая оформление. На уже начавшиеся и прошедшие смены это ограничение не распространяется.

Поиск родителя находится прямо в форме. Можно ввести несколько частей ФИО, форматированный телефон, email либо серию и номер паспорта. В результатах видны контакты, дата рождения и маскированная подсказка паспорта. Иконка профиля открывает полную карточку, чтобы проверить человека до выбора.

Оплата заказа, оформленного в офисе

Пока заказ, созданный в панели, не оплачен, блок следующего шага сверху называет сумму: Ждём оплату … или Ждём остаток …. В нём видны только способы, включённые у лагеря: Принять оплату (наличные или терминал), Выставить счёт и Отправить ссылку на оплату — последняя, если подключена онлайн-оплата. Принимать оплату может сотрудник с правом Приём оплаты.

Если заказу доступна рассрочка, рядом есть переключатель Вся сумма / Частями. Рассрочка доступна, когда лагерь её включил и она разрешена для смен заказа, даже если онлайн-оплаты нет: взносы наличными, терминалом или по счёту принимает сам лагерь.

Вся сумма

• Принять оплату — в окне выберите Наличные или Терминал и нажмите Принять …. Заказ оплачен полностью.
• Выставить счёт — откроется окно Счёт на …. Выберите файл счёта (PDF или изображение) и нажмите Отправить родителю: родитель получит письмо со счётом, а счёт появится в его личном кабинете. Когда деньги поступят, нажмите Отметить счёт оплаченным. Если счёт уже выдали на бумаге и деньги получены, нажмите Отметить оплату без счёта — заказ сразу станет оплаченным.
• Отправить ссылку на оплату — подтвердите отправку. Родитель получит письмо со ссылкой, оплатить можно и из личного кабинета. Ссылку можно скопировать из уведомления после отправки.

Частями

Выберите Частями и нажмите Принять оплату, Выставить счёт или Отправить ссылку на оплату. Откроется окно Первый платёж: по умолчанию подставлена предоплата, сумму можно увеличить — под полем показаны допустимые границы. Если рассрочка устроена как два платежа, вместо поля будет выбор: Предоплата или Вся сумма. Способ можно сменить в том же окне:

• Наличные и Терминал — нажмите Принять …, взнос сразу зачтётся;
• Счёт — загрузите счёт на эту сумму и отправьте родителю или отметьте оплату без счёта;
• Ссылка — родитель получит письмо со ссылкой на эту сумму.

После предоплаты место закреплено, а блок показывает Остаток. Следующий взнос принимается так же, в окне Следующий платёж, или сразу вся сумма остатка.

Ждём оплату и «Изменить»

Когда счёт или ссылка отправлены, вместо кнопок выбора видна строка, например Счёт на всю сумму · ждём оплату или Ссылка на 18 000 ₽ · ждём оплату. У счёта рядом остаются кнопки Отметить счёт оплаченным, Открыть счёт и Заменить счёт.

Если родитель передумал или способ выбран по ошибке, нажмите Изменить и подтвердите отмену. Родитель получит письмо, что по прежнему счёту или ссылке платить не нужно, а в кабинете увидит актуальное состояние. Отменённый счёт оплатить из кабинета уже нельзя. Ссылку банк отменить не может: если родитель всё же заплатит по ней, деньги не зачтутся в заказ сами, а уйдут на сверку — лагерь разберётся с ними вместе с поддержкой платформы. Пока платёж на сверке, другую оплату по заказу принять нельзя. Затем выберите способ заново. После первого взноса Изменить меняет только способ оплаты остатка: принятые деньги остаются в заказе, вернуть их можно только возвратом.

Ссылку на другую сумму можно отправить, когда прежняя ссылка перестанет действовать. До этого платформа покажет сообщение Прежняя ссылка ещё действует. Попробуйте позже или выберите другой способ.

Пока счёт ждёт оплаты, бронь живёт по сроку оплаты счёта из Правил бронирования. Если нажать Изменить, когда по заказу ещё ничего не оплачено, срок брони отсчитывается заново с этого момента — так же, как у только что созданного офисного заказа.

Продлить бронь

Пока заказ не оплачен, в блоке следующего шага есть кнопка Продлить бронь: при оплате по счёту, по ссылке, в офисе и пока ждём подпись договора. В окне выберите новые дату и время по часам лагеря и нажмите Продлить. Если срок оплаты выставленного счёта совпадал со сроком брони, он сдвинется вместе с ней, и родитель увидит новую дату в кабинете. Продлить можно и бронь, срок которой уже истёк, пока платформа не сняла её автоматически.

Новый срок не может быть позже границы из настройки Закрывать бронирование до начала смены, а если смена уже идёт — позже её окончания. Продление видно в ленте заказа. Кнопка доступна сотруднику с правом управления заказами. После предоплаты в рассрочку вместо неё — Продлить срок: он переносит крайний день оплаты остатка.

Карточка заказа

Сверху — номер заказа, статус и дата создания, справа — Изменить заказ, Распечатать и одна кнопка для отмены. Под шапкой один блок со следующим шагом: что сделать сейчас и главная кнопка, например Принять оплату, Подтвердить скидку, Подтвердить вручную или Подписать за лагерь. Пока банк проверяет платёж или родитель платит по ссылке, в блоке вместо главной кнопки — Проверить оплату. Когда путёвка выпущена, блок зелёный, только если всё остальное готово; иначе он называет, чего не хватает, например «Осталось: анкеты 0 из 1, сканы 1 из 2». У завершённого заказа блок говорит, когда, кто и почему его закрыл.

Ниже слева — Дети и Сообщение для лагеря, под ними Лента заказа; справа — Оплата, Родитель и Документы. На телефоне блоки идут одной колонкой в том же порядке, кнопки шапки — плитками в один ряд.

В карточке ребёнка — цена, смена и три проверки: Анкета, Подписи и Сканы. Если что-то требует действия, список раскрыт сразу: анкету можно открыть и заполнить, справку — проверить или загрузить за родителя, документ на подпись — открыть. Готовое раскрывается нажатием на сводку. Статус ребёнка показан, только если детей в заказе несколько. Редкие данные — дата рождения, документ, трансфер, место и состав цены — под Данные ребёнка и поездки, там же Изменить данные.

В блоке Оплата — стоимость, внесённая сумма и остаток со сроком, платежи и счета, у скидки на проверке — пометка на проверке. Отображаются условия, сохранённые при оформлении, даже если правило скидки позже изменили.

В блоке Родитель — телефон, почта и СНИЛС полностью, рядом Скопировать. Паспорт (серия и номер, кем выдан, дата выдачи, код подразделения) и адрес регистрации — под Паспорт и адрес.

Лента заказа

Лента собирает события заказа, письма родителю и заметки сотрудников, новое сверху. Вкладки Всё, События, Письма и Заметки показывают, сколько в каждой записей.

• У письма — тема, статус доставки (Отправлено, Отправляется, Не дошло, Отмечено как спам, Не отправлено), кто и когда отправил. Открыть показывает письмо без одноразовых ссылок входа родителя. Если письмо не ушло, Отправить ещё раз повторит его на текущую почту родителя; это может сотрудник с правом изменять заказы. Было ли письмо прочитано, почта не сообщает.
• Заметка видна только сотрудникам: родитель её не видит. Напишите текст в поле над лентой и нажмите Добавить заметку или ⌘ Enter (Ctrl + Enter). Чтобы позвать коллегу, наберите @ и выберите его из списка — он получит уведомление и письмо. Позвать можно сотрудника этого лагеря с доступом к заказам.

Направить напоминание

В блоке следующего шага, пока заказ ждёт оплату или подпись документов, есть Направить напоминание: родитель получит письмо о том, что осталось сделать. Одно и то же дело — оплата или подпись — напоминается не чаще раза в сутки, считая автоматические письма. После отправки вместо кнопки видна строка, например Напомнили сегодня в 11:02 · следующее — завтра; если ссылку на оплату только что отправили — Ссылка ушла сегодня в 11:02 · напомнить можно завтра. Напоминание об оплате отправляет сотрудник с правом Приём оплаты, о подписи — с правом работы с документами.

Если родитель оставил текст при оформлении в личном кабинете, отдельный блок Сообщение для лагеря показывает его в карточке заказа. Поле необязательное, до 2000 символов; для новых заказов оно появляется только после включения настройки Сообщение при оформлении заказа, в том числе при оформлении по квоте. Сообщение относится ко всему заказу и доступно сотрудникам с правом просмотра заказа только для чтения. Отключение настройки не удаляет прежние сообщения.

В Excel-выгрузке заказов есть колонки Примечание родителя и Сообщение для лагеря. В каждой позиции указано примечание соответствующего ребёнка; общее сообщение повторяется у позиций одного заказа. При отсутствии текста ячейка пустая.

В раскрытой позиции ребёнка под заголовком Примечание родителя отображается примечание из его профиля, если оно заполнено. Родитель может изменить его в личном кабинете; подробнее — Примечание родителя.

В карточке отображаются:

• номер, дата, канал и общий статус;
• родитель и его контакты;
• каждая позиция с ребёнком, сменой, ценой и статусом;
• скидки, промокод и подтверждающие документы;
• договор или оферта;
• способ и история оплаты;
• выпущенные путёвки;
• сопутствующие документы к поездке;
• кассовые чеки ЮKassa;
• акты и УПД, полученные из 1С;
• лента событий, писем родителю и заметок.

В блоке Документы отображаются путёвки, договоры, общие документы на подпись и автоматически сформированные согласия, заявления и другие PDF. Документы могут относиться ко всему заказу или к конкретному ребёнку. Файлы с доступом для родителя также появляются в его личном кабинете и прикладываются к письму с выпущенной путёвкой. Служебные документы с доступом только для сотрудников по почте родителю не отправляются.

Кнопка Распечатать в карточке заказа открывает список путёвок, договоров, готовых сопутствующих документов, кассовых чеков, опубликованных актов и УПД. Выбранный файл открывается в окне просмотра, откуда его можно отправить на печать.

Талон к выданной лагерной путёвке открывается в Распечатать → Обратный талон. В заказе на нескольких детей можно распечатать талон одного ребёнка или собрать все готовые талоны в один PDF. При скачивании система подставляет текущие отметки о пребывании.

Готовые документы ПЭП находятся в этом меню в Документы и подписи, с группами по детям и Общие документы заказа. Выберите документ, затем экземпляр с имеющимися подписями или оригинал: Без подписей для договора, Оригинал PDF для остальных форм. Он откроется внутри платформы с отдельными кнопками Распечатать, Скачать PDF и Закрыть. Статусы документов каждого ребёнка показаны в его карточке в блоке Дети (проверка Подписи), общие документы — в блоке Документы под заголовком Подписание. Пока родитель не подготовил документ, вместо оригинала печатается Бланк для подписи на бумаге. Подробнее о подписании и файлах.

Если формирование завершилось ошибкой, оплата и выпущенная путёвка не отменяются. Сотрудник может открыть карточку заказа и нажать Сформировать заново у нужного документа.

Если дополнительный договор при оферте отсутствует у уже выпущенной путёвки, проверьте настройку Генерировать дополнительно договоры и активный одобренный DOCX-шаблон договора. В меню Распечатать → Договоры выберите ребёнка либо откройте договор строкой в блоке Документы. Недостающий PDF сформируется при открытии; повторное открытие использует сохранённый файл. Он также создаётся при печати комплекта заказа или отряда, если в состав включены Договоры. Чтобы готовый PDF был доступен родителю в разделе Документы заказа, включите Показывать договор родителям в ЛК в Настройки → Документы → Договор и оферта; там же задаются название и подпись. Если договор уже включён в ПЭП, используйте его оригинал в Документы и подписи.

Если ранее сформированный PDF содержит пустое место вместо номера договора, проверьте настройку Генерировать дополнительно договоры и активный DOCX-шаблон договора. Затем откройте сопутствующий документ и один раз нажмите Сформировать заново. При включённой дополнительной генерации недостающий договор будет создан перед документом. При публичной оферте договор и его номер формируются только после подтверждения оплаты; просмотр и печать до оплаты не запускают их создание. Ранее готовый PDF сам не обновляется.

При включённой настройке Отправлять чеки в блоке Документы под заголовком Кассовые чеки отображаются чеки оплаты и возврата. Нажмите на чек, чтобы посмотреть зарегистрированный чек и отправить его на печать. Кнопка Обновить повторно запрашивает данные у ЮKassa, если чек ещё регистрируется или был создан до подключения этой функции.

Доступные действия

Набор действий зависит от статуса и прав сотрудника:

• редактировать родителя или ребёнка;
• изменить состав и скидки неоплаченного заказа;
• одобрить или отклонить скидку;
• посмотреть, отправить или подтвердить договор;
• принять оплату;
• продлить бронь неоплаченного заказа;
• направить родителю напоминание об оплате или подписи;
• оставить заметку для коллег;
• подтвердить оформление обязательных документов на бумаге после оплаты;
• открыть и распечатать путёвку;
• открыть или повторно сформировать сопутствующий документ;
• снять бронь;
• оформить возврат с суммой и причиной.

Опасная кнопка в шапке заказа одна, и её название зависит от денег. Пока по заказу ничего не внесено — Снять бронь: место освободится, возвращать нечего. Если деньги внесены (предоплата или вся сумма) — Возврат: он возвращает деньги и тоже снимает бронь. Если внесённые деньги вернуть нельзя (например, предоплата в рассрочку без доступной суммы возврата), кнопка остаётся Снять бронь, а внесённое остаётся у лагеря. В заказе на нескольких детей кнопка открывает меню, где нужно выбрать ребёнка. Окно подтверждения называет последствия; снятую бронь и оформленный возврат отменить нельзя.

Пока банк проверяет платёж или идёт изменение заказа, кнопки отмены и возврата нет — остаётся только печать, а блок следующего шага объясняет почему.

Неоплаченную позицию можно отменить, даже если родитель уже начал онлайн-оплату через ЮKassa по ссылке. Отмена позиции не отменяет платёж в банке: платформа продолжает проверять его результат. Если деньги поступят позже, появится сообщение о сверке; отменённая бронь не восстановится и путёвка не выпустится. Для уже оплаченной позиции используйте Возврат.

Для незавершённой оплаты через Газпромбанк сначала дождитесь окончательного результата банка. Пока он уточняется, отмена позиций и подтверждение другого способа оплаты заблокированы. При задержке обратитесь в поддержку.

Если сумма выставлена на табличке СБП, сначала проверьте или отмените этот платёж, затем отменяйте позицию. Подробнее об оплатах и возвратах.

Изменение заказа до оплаты

Кнопка Изменить заказ доступна сотруднику с правом управления заказами, пока срок брони не истёк, весь заказ не оплачен и все его позиции находятся в статусе Ожидает оплаты. Заказ с ранее отменёнными позициями изменить нельзя. У родителя должен быть указан email для уведомления об изменениях. Если сумма выставлена на табличке СБП, сначала отмените этот платёж и дождитесь подтверждения отмены.

Если онлайн-оплата через Газпромбанк ещё не завершена, изменение состава заказа заблокировано до окончательного результата банка. При необходимости обратитесь в поддержку. Автоматическая замена действующей ссылки и возврат позднего поступления, описанные ниже, относятся к ЮKassa.

1. Откройте карточку и нажмите Изменить заказ.
2. Добавьте или удалите позиции, выберите ребёнка и смену. Источник места, квота и трансфер в каждую сторону находятся в Трансфер и другие параметры. В заказе должна остаться хотя бы одна позиция.
3. При необходимости выберите льготу, задайте ручную скидку для позиции или введите промокод заказа. Подробнее о расчёте скидок.
4. Стоимость пересчитывается автоматически после изменений. Сравните прежний и новый итог.
5. Нажмите Сохранить изменения. Кнопка доступна после успешного расчёта текущих условий.

Если прежний платёж ещё проверяется, исходные состав и сумма остаются прежними до завершения проверки. Система повторяет проверку автоматически; сотрудник может нажать Проверить платёж или отменить изменение. Если у ранее прерванной проверки доступна кнопка Повторить проверку, нажмите её: платёж и условия заказа будут проверены заново.

После успешной проверки меняются состав и сумма заказа. Система готовит новую онлайн-оплату и отправляет родителю одно письмо со ссылкой на обновлённый заказ в личном кабинете. Ждать окончания прежней ссылки ЮKassa не нужно.

Ссылки в письмах и переход после новой онлайн-оплаты ведут в кабинет, где был оформлен заказ: общий кабинет остаётся общим, брендированный — брендированным, включая подключённый домен лагеря. Для старого заказа без сохранённого адреса используется подтверждённый адрес из ранней онлайн-оплаты; если таких данных нет, ссылка ведёт в общий кабинет.

Прежняя ссылка может оставаться действующей в банке. Если по ней поступят деньги после замены платежа, система оформит автоматический возврат; обновлённый заказ этой оплатой не закрывается. Отдельное письмо о возврате родитель получает только после подтверждения успешного возврата ЮKassa. Подробнее о замене платежа.

Заказ с подписанными документами или подписанным договором изменить нельзя. Это сохраняет подписанные оригиналы. Неподписанные документы обновляются после применения изменений.

Печать комплекта документов

В меню Распечатать выберите Комплект документов. Этот пункт доступен и для одного готового документа. В одном PDF откроются готовые документы, выбранные в Настройки → Документы → Комплекты для печати и скачивания → Комплект для заказа. Если состав ещё не сохраняли, это путёвки, договоры, сопутствующие документы, доступные кассовые чеки, акты и УПД. Ранее сохранённый состав остаётся прежним. В настройках можно добавить Акты и УПД и выбрать страницы каждой путёвки, например только первую или вторую. Отозванные акты и УПД не включаются. Для договора, подписанного через Подпислон до его отключения, используется подписанная версия.

В комплект входят и готовые документы внутреннего ПЭП. Договоры относятся к виду Договоры, остальные формы — к Сопутствующие документы; для них действует выбор шаблонов в настройках. Если родитель уже подписал документ, используется PDF с текущими отметками, иначе — подготовленный оригинал. Неподготовленные документы при печати не формируются. Готовый экземпляр ПЭП заменяет обычную копию того же документа.

Сопутствующие документы идут в порядке, заданном стрелками в Настройки → Документы → Шаблоны документов. Этот порядок совпадает со списком в заказе и применяется к уже готовым файлам при следующем открытии списка или сборке комплекта.

Родитель скачивает свой PDF по кнопке Скачать комплект в личном кабинете. Его состав задаётся отдельно в Настройки → Документы → Комплекты для печати и скачивания → Комплект для ЛК родителя; настройка комплекта заказа в панели на него не влияет. Настройка родительского комплекта.

Нажмите Открыть в новой вкладке (на телефоне — Открыть для печати) и распечатайте весь PDF одним заданием. Перегенерировать собирает комплект заново из текущих документов. Отдельные документы по-прежнему доступны в том же меню. Если какой-либо документ не удалось получить, комплект не выдаётся частично: повторите сборку после устранения ошибки.